9个Excel数据验证的使用案例,规范好数据源,烦恼自然就少,干货

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2019

数据规范,真的麻烦很多吗?

之前,我共享了一个《想用好Excel?先养成这10个好习惯,这比盲目学技巧更重要》,其中提到了数据的标准化。

输入11是手机号码,输入10位或12位;应该输入唯一值的列,但要输入重复的值;最初需要文本信息的单元格记录为数字;

这种场景在工作场所并不罕见。当然,这不一定是故意的,也可能是滥用,疏忽和非故意的。

那,如何有效地规范这些数据源?

当然,Excel中的数据验证是一种非常有效的预防措施!

数据验证不仅可以防止这些“低级”错误,还可以提高输入效率!

Excel中的数据验证,功能介绍

1菜单位置在“数据”-“数据验证” 2数据验证面板中,设置标签以设置特定的数据规则; 3输入信息标签以获取提示信息; 4错误警告标签,当数据与操作不匹配时,在满足条件时提示信息; 5种输入法格式标签,当选中单元格时,输入法会自动切换;

使用数据验证的步骤:

1选择数据区; 2在菜单中选择“数据”-“数据验证”; 3在设置选项卡中设置特定规则; 4根据需要设置其他标签内容,例如错误提示,错误操作等;

9个常见应用案例

案例1:下拉菜单

这是经典用法。选择单元格后,将弹出一个下拉菜单,无需输入,只需选择数据即可。

设置如下:

1允许:序列2源栏:您可以输入菜单内容或选择区域

以下动画演示:

情况2:限制输入数字的大小

点:

1允许:整数2在最小值和最大值之间输入

如下所示,限制单元格只能输入1000到9999之间的整数

情况3:限制输入文字的长度

情况4:仅允许输入文本

点:

1允许:自定义; 2公式:输入=istext(单元格地址)

提示:通过istext函数确定输入的内容是否为text,如果为,则表示符合规则。如果不是文本,则函数返回FALSE,这不符合规则;

案例5:限制输入日期范围

设置点:

1允许:日期; 2数据:之间; 3输入开始日期和结束日期;

情况6:限制进入时间段

案例7:防止输入重复的值

点:

1允许:自定义; 2公式:=COUNTIF($ D $ 1: $ D $ 13,D1)2

提示:

1这里的公式需要注意地址的引用方法; 2使用Countif条件计数功能对用户输入内容的数量进行计数。如果小于2,则表示唯一。如果大于2,则表示存在重复值。

案例8:防止更改

这是一个特殊的应用案例。您可以更改返回False的公式以不允许用户对其进行修改,如下所示:

案例9:自动弹出消息

通过鼠标选择单元格时,会向用户显示提示消息,以通知用户该单元格的数据描述。

点:

1选中“选择单元格时显示输入信息”; 2输入提醒的标题和内容;

最后,将完整思维导图的这一部分作为结束语,结束语

数据规范,真的麻烦很多吗?

之前,我共享了一个《想用好Excel?先养成这10个好习惯,这比盲目学技巧更重要》,其中提到了数据的标准化。

输入11是手机号码,输入10位或12位;应该输入唯一值的列,但要输入重复的值;最初需要文本信息的单元格记录为数字;

这种场景在工作场所并不罕见。当然,这不一定是故意的,也可能是滥用,疏忽和非故意的。

那,如何有效地规范这些数据源?

当然,Excel中的数据验证是一种非常有效的预防措施!

数据验证不仅可以防止这些“低级”错误,还可以提高输入效率!

Excel中的数据验证,功能介绍

1菜单位置在“数据”-“数据验证” 2数据验证面板中,设置标签以设置特定的数据规则; 3输入信息标签以获取提示信息; 4错误警告标签,当数据与操作不匹配时,在满足条件时提示信息; 5种输入法格式标签,当选中单元格时,输入法会自动切换;

使用数据验证的步骤:

1选择数据区; 2在菜单中选择“数据”-“数据验证”; 3在设置选项卡中设置特定规则; 4根据需要设置其他标签内容,例如错误提示,错误操作等;

9个常见应用案例

案例1:下拉菜单

这是经典用法。选择单元格后,将弹出一个下拉菜单,无需输入,只需选择数据即可。

设置如下:

1允许:序列2源栏:您可以输入菜单内容或选择区域

以下动画演示:

情况2:限制输入数字的大小

点:

1允许:整数2在最小值和最大值之间输入

如下所示,限制单元格只能输入1000到9999之间的整数

情况3:限制输入文字的长度

情况4:仅允许输入文本

点:

1允许:自定义; 2公式:输入=istext(单元格地址)

提示:通过istext函数确定输入的内容是否为text,如果为,则表示符合规则。如果不是文本,则函数返回FALSE,这不符合规则;

案例5:限制输入日期范围

设置点:

1允许:日期; 2数据:之间; 3输入开始日期和结束日期;

情况6:限制进入时间段

案例7:防止输入重复的值

点:

1允许:自定义; 2公式:=COUNTIF($ D $ 1: $ D $ 13,D1)2

提示:

1这里的公式需要注意地址的引用方法; 2使用Countif条件计数功能对用户输入内容的数量进行计数。如果小于2,则表示唯一。如果大于2,则表示存在重复值。

案例8:防止更改

这是一个特殊的应用案例。您可以更改返回False的公式以不允许用户对其进行修改,如下所示:

案例9:自动弹出消息

通过鼠标选择单元格时,会向用户显示提示消息,以通知用户该单元格的数据描述。

点:

1选中“选择单元格时显示输入信息”; 2输入提醒的标题和内容;

最后,将完整思维导图的这一部分作为结束语,结束语